Il canale di segnalazione interno della società

Forma e Contenuto della segnalazione

Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta oppure in forma orale. 
Le segnalazioni in forma orale sono effettuate su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La segnalazione dovrebbe contenere queste informazioni:

• generalità del segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta nella propria organizzazione;
• una descrizione completa dei fatti oggetto di segnalazione;
• data e luogo (anche approssimativi), se noti, in cui i fatti sono stati commessi;
• autore o autori (se conosciuto) dei fatti, indicandone azienda, ufficio, ruolo e generalità (se conosciute) o altre informazioni utili ad identificare il soggetto;
• riferimenti ad altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto della segnalazione;
• ogni altra informazione (se possibile allegando eventuali documenti) che possa confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Le segnalazioni anonime (prive delle generalità del segnalante), potranno essere prese in considerazione purché adeguatamente circostanziate.

Modello di segnalazione (parte I - dati identificativi del segnalante) nei formati: pdf, docx, odt

Modello di segnalazione (parte II - dettaglio della segnalazione) nei formati: pdf, docx, odt 

Modalità di invio della segnalazione interna

La segnalazione può essere effettuata:

• in forma scritta tramite posta tradizionale. Al fine di garantire la riservatezza richiesta dalla normativa, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante (modello di segnalazione parte I) unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione (modello di segnalazione parte II), in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione (ad es. “riservata al RPCT”). La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del gestore.
• in forma orale su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
   

La segnalazione può essere fatta pervenire:

• al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (R.P.C.T.) a mezzo posta ordinaria “All’attenzione del Responsabile della prevenzione della corruzione riservata/personale” c/o AlmaLaurea Srl Viale A. Masini 36 - 40126 Bologna.
  Tel. 051/6088969
   
• all’Organismo di Vigilanza (O.d.V.), secondo quanto definito all’interno del Modello ex d.lgs. 231/01, a mezzo posta ordinaria “All’attenzione dell’OdV riservata/personale” c/o Studio legale Termanini Via dei Servi 56 - 41124 Modena.
  Tel. 059-8676043

A seguito della segnalazione di condotta illecita ritenuta fondata, di violazione del P.T.P.C.T. o del Codice Etico, il R.P.C.T., unitamente all’O.d.V., svolge un'attività istruttoria sui contenuti della segnalazione stessa.
 

Modalità di gestione della segnalazione interna

La persona o l'ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:

1. rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
3. danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. possono chiedere di interloquire con la persona coinvolta, anche mediante procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti;
5. forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
   
    

Riferimenti

D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 attuativo Direttiva Europea n. 1937/2019 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale serie generale n. 63 del 15 marzo 2023).

Linee Guida ANAC previste dall’art. 10 del d.lgs. 24/2023.

Determinazione n. 6 del 28 aprile 2015 “Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (c.d. whistleblower)” (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale serie generale n. 110 del 14 maggio 2015)

 

Obbligo di riservatezza, Trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni interne.

In tale ottica, anche l'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione sarà tutelata fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Si dà, inoltre, atto che le segnalazioni non saranno utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

A tal riguardo, l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non potranno essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

La segnalazione è, infine, sottratta all'accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.

****

Ogni trattamento dei dati personali è effettuato in conformità al regolamento (UE) 2016/679, al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e al decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.

Informativa Whistleblowing

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati esclusivamente dai soggetti specificamente preposti dalla Società a tali funzioni, ossia dal R.P.C.T. e dall’O.d.V., nel rispetto dei princìpi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 o agli articoli 3 e 16 del decreto legislativo n. 51 del 2018, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679 o dell'articolo 11 del citato decreto legislativo n. 51 del 2018, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

****

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del cit. d.lgs. n. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale scritto. In caso di verbale scritto, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione.