L’employee referral o recruitment referral è una modalità per cui all’interno di una realtà aziendale, sono gli stessi dipendenti a proporre nuovi nominativi di candidati da assumere per ricoprire le posizioni lavorative vacanti all’interno dell’impresa stessa. L’intero processo prende il nome di referral program e può rivelarsi una risorsa importante all’interno della strategia di Talent Acquisition per un’azienda. Di sicuro non potrà risolvere ogni necessità di recruiting ma allo stesso tempo è un valido supporto: nessuno meglio dei dipendenti conosce le dinamiche aziendali e sa quali competenze occorrono per valorizzare le risorse e migliorare la produttività. Ma vediamo, nel dettaglio, che cos’è esattamente il referral program e come si attua.
Che cosa significa employee referral?
Nato negli Stati Uniti, oggi l’employee referral è un metodo di recruiting aziendale diffuso, valido e strategicamente premiante. In parole semplici, si verifica quando sono i dipendenti a proporre (referral significa infatti riferire) nomi di candidati per un posto, attraverso la conoscenza personale, i social, il passaparola. I possibili candidati sono, a giudizio dei dipendenti che riferiscono i nominativi, i più idonei per quella posizione per competenze, preparazione, professionalità. E i vantaggi sono numerosi. Attraverso i vari passaggi del referral program, infatti, è possibile ottimizzare le ricerche delle figure professionali più adatte a ciascun caso, non solo per coprire una posizione vacante ma anche per aggiungere risorse al proprio organico, investire in competenze specializzate o nuove all’interno del team.
I benefici dell’employee referral
Quando i dipendenti si fanno “ponte” tra il mercato del lavoro e le esigenze aziendali, i benefici per l’azienda sono numerosi.
Velocizzare le selezioni
Se i dipendenti segnalano persone che possiedono un profilo in linea con le necessità aziendali, si riducono i tempi di ricerca perché non occorre organizzare un intero processo di ricerca e selezione, è sufficiente fissare i colloqui.
Ridurre i costi per l’azienda
Evitare certi passaggi, avendo già uno o più candidati in linea con le esigenze interne, permette il risparmio di risorse e abbassa i costi necessari per il processo di selezione.
Garantire assunzioni più mirate
I dipendenti sono i migliori ambassador della propria azienda, perché ne conoscono le dinamiche produttive, le criticità e i punti di forza. I loro suggerimenti permettono quindi di non disperdere tempo ed energie nel coinvolgimento di figure che, in seguito, possono rivelarsi inadatte, con spreco di tempo e risorse.
Ridurre il turn over
Individuando in modo più mirato un candidato idoneo, sono maggiori le probabilità di trovare subito la figura professionale perfetta per un ruolo, che risponde alle esigenze aziendali e che si sente da subito coinvolta e gratificata. Questo migliora la retention aziendale, riducendo il ricambio di personale, a vantaggio delle performance.
Aumentare il wellbeing aziendale
Una figura professionale adatta, non in conflitto con la policy aziendale, si inserisce prima e in modo più armonioso nel gruppo di lavoro, a beneficio dei colleghi e dell’atmosfera lavorativa stessa, aumentando il wellbeing aziendale.
Quali sono gli elementi di un buon referral program?
Un referral program ben organizzato è quindi parte imprescindibile di una valida strategia di recruiting aziendale e si basa su alcuni elementi che prevedono il coinvolgimento dei dipendenti. Questo è possibile:
- facendo sentire i lavoratori parte attiva del processo di recruiting, trasmettendo l’idea che ci si fida del loro giudizio e capacità critiche;
- fornendo loro rassicurazioni in merito alla posizione professionale che occupano, spiegando che collaborare al referral program non metterà a rischio il loro posto di lavoro. I dipendenti devono essere consapevoli che l’azienda gode di buona salute e che è proprio per questo che si cercano nuove risorse;
- assicurando ai dipendenti adeguati benefit, anche in termini di feedback professionale e gratificazioni personali ed economiche, lungo tutto il processo di recruiting;
- valorizzando il tempo stesso che si dedica al referral program, in modo che i dipendenti vi si impegnino attivamente come parte dell’attività professionale stessa;
- dedicando più tempo al corporate learning aziendale, attività che permette di costruire sin da subito team più motivati e allineati alla cultura aziendale, e che stimola i dipendenti a comprendere meglio i profili che potrebbero ben inserirsi in azienda.
Idee per un referral program davvero efficace
Per fare in modo che il referral program sia realmente uno strumento di crescita per l’azienda, è consigliabile impostare una strategia che si fondi su presupposti ben definiti.
Avere obiettivi chiari
Quando chiediamo alle nostre risorse di collaborare ad un referral program, dobbiamo avere prima di tutto un identikit estremamente preciso delle necessità che ci guidano. Solo spiegando accuratamente l’intento del nuovo inserimento si sarà sicuri dell’accuratezza con cui le persone coinvolte daranno i propri suggerimenti.
Identificare i referral migliori
I dipendenti più soddisfatti e motivati saranno anche coloro da coinvolgere maggiormente come potenziali referral.
Utilizzare strumenti specifici
Oggi esistono software gestionali HR, che sono in grado di analizzare il processo anche di referral program, semplificare e migliorare le prestazioni, analizzare i dati, individuare le aree che necessitano miglioramento e i punti di forza, generare report sull’andamento del programma.
Come valutare un referral program?
Il referral program è dunque un valido strumento di crescita e di produttività aziendale. Ma come fare per essere sicuri che lo si stia utilizzando davvero bene? La risposta si trova in alcuni criteri di riferimento da tenere presenti nell’organizzazione e valutazione di tutto il processo.
- Tasso di assunzione: valuta quante sono le assunzioni che vengono effettuate attraverso il referral program e quante si traducono in contratti a tempo indeterminato.
- Quantità di referral: è il numero di referral forniti in un determinato lasso di tempo oppure da ogni singolo dipendente.
- Tempo di retention: valuta il periodo in cui i professionisti assunti restano effettivamente in azienda. Se sono validi in un periodo medio-lungo, avremo certezza di aver effettuato l’assunzione giusta.
- Prestazione dei nuovi assunti: il riscontro di prestazioni, coinvolgimento, performance sono indicatori essenziali per avere conferma della bontà della scelta.
- Costi per l’employee referral program: è utile per capire se effettivamente questo processo garantisce il risparmio di risorse e riduce i costi, che come abbiamo visto è uno dei vantaggi principali.
- Valutazione dell’entusiasmo dei dipendenti: se l’azienda percepisce che i dipendenti si sentono attivamente coinvolti nel processo, significa che è una strategia davvero vincente e che è opportuno perseverare su quella strada.
Attenzione ad alcuni rischi potenziali
L'implementazione di un referral program in azienda può offrire, come abbiamo visto, vantaggi significativi soprattutto per quanto riguarda l'attrazione di candidati qualificati e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, ma bisogna considerare alcuni rischi potenziali e monitorare alcuni aspetti critici. Eccone alcuni:
Rischio di ridurre la diversità in azienda
I referral program tendono a favorire l'assunzione di persone che fanno parte dei network personali dei dipendenti esistenti. Questo può portare a una maggiore omogeneità culturale e a una ridotta diversità di background e idee, poiché i dipendenti hanno più probabilità di referenziare persone simili a loro. La mancanza di diversità può limitare l'innovazione e ostacolare la capacità dell'azienda di adattarsi a un mercato globale e inclusivo.
Sovraccarico di lavoro per l’area HR
I referral program possono generare un alto numero di candidati, non sempre qualificati. Questo può aumentare il carico di lavoro per il reparto risorse umane, che dovrà valutare un numero maggiore di candidati e può perdere tempo prezioso che sarebbe meglio dedicare ad altre attività di reclutamento.
Potenziali problematiche di integrazione
I candidati assunti tramite referral program potrebbero avere una relazione pre-esistente con alcuni membri del team, cosa che potrebbe facilitare l’inserimento per alcuni e creare difficoltà per altri, in particolare se si instaurano dinamiche tipiche del “gruppo chiuso” che escludono altri dipendenti. Questo rischio di “clan” potrebbe compromettere l'integrazione e creare problemi organizzativi.
In sintesi, i referral program sono uno strumento molto utile nella strategia di Talent Acquisition ma il loro successo dipende molto dalla capacità dell'azienda di effettuare un monitoraggio attento delle metriche di diversità, della qualità delle assunzioni e del clima aziendale.
Inoltre è importante gestire il programma in modo chiaro e trasparente e bilanciare le referenze interne con altre fonti di reclutamento in modo da ridurre i potenziali effetti negativi e migliorare i benefici complessivi del programma.
Se vuoi essere affiancato da un partner affidabile relativamente all’Employer branding e al Recruiting di giovani laureati contattaci per studiare insieme quali sono gli strumenti utili per raggiungere il tuo target in tutta Italia.