Segnalazione di illeciti e irregolarità (whistleblowing)

La possibilità di raccogliere segnalazioni di condotte illecite da parte di dipendenti del Consorzio o di soggetti esterni rappresenta uno strumento di assoluto rilievo per il contrasto della corruzione.

Nel caso la segnalazione venga fatta da un dipendente la normativa interviene in sua tutela per scongiurare ritorsioni e discriminazioni nei confronti dell’autore della segnalazione (cosiddetto whisterblower), garantendone anche l’anonimato, sia pure entro determinati limiti.

Con d.lgs. n. 24/2023 è entrata in vigore, in attuazione della c.d. Direttiva Whistleblowing (Direttiva UE 2019/1937), la nuova disciplina in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Consorzio. Il decreto introduce rilevanti novità, fra le quali l’ampliamento della nozione di “segnalante” e la previsione di una pluralità di canali di segnalazione.

In particolare, sono oggi considerati soggetti tutelati, che hanno la possibilità di presentare segnalazioni, non solo i segnalanti che lavorano nel Consorzio, ma anche i c.d. “facilitatori”, ossia coloro che assistono “una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata” (cfr. art. 2, comma 1, lett. h, del d.lgs. 24/2023), nonché ai terzi connessi con le persone segnalanti, quali, colleghi di lavoro che “lavorano nel medesimo contesto lavorativo…e che hanno con detta persona (il segnalante, n.d.r.) un rapporto abituale e corrente” (cfr. art. 3, comma 5, lett. c), i parenti entro il 4° grado (cfr. art. 3, comma 5, lett. b), nonché soggetti giuridici collegati al segnalante (cfr. art. 3, comma 5, lett. d).

Il Decreto legislativo prevede, inoltre, diversi canali di segnalazione:

• il canale interno, già elaborato dal Consorzio ed oggi arricchito di nuovi contenuti alla luce delle indicazioni fornite dalla nuova disciplina;
• il canale esterno, la cui gestione è demandata all’ANAC (segnalazioni), e che potrà essere utilizzato nel caso in cui, ad esempio, lo strumento di segnalazione interno non sia stato attivato o non sia conforme alla normativa, ovvero nelle ipotesi di segnalazione interna priva di esito o con esito negativo o, ancora, nel caso in cui il segnalante abbia il timore di ritorsioni in caso di utilizzo del canale interno, e per le cui modalità di utilizzo si rinvia integralmente a quanto specificamente indicato da ANAC mediante proprie Linee Guida approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023;
• il Decreto consente anche la “divulgazione pubblica”, intesa come il “rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone”, da attivare solo in caso di specifiche circostanze (puntualizzate nell’art. 15 del cit. d.gls. n. 24/2023), e conseguentemente ampliando la tutela del whistleblower anche in tale circostanza
• resta, infine, la possibilità di denunciare la violazione all’Autorità giudiziaria o contabile.

Il canale di segnalazione interno del Consorzio

Forma e contenuto della segnalazione

Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta oppure in forma orale. Le segnalazioni in forma orale sono effettuate su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La segnalazione deve contenere tutti gli elementi utili per consentire agli uffici competenti di procedere alle necessarie verifiche ed eseguire gli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A questo scopo, la segnalazione dovrebbe contenere queste informazioni:

• generalità del segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta nella propria organizzazione;
• una descrizione completa dei fatti oggetto di segnalazione;
• data e luogo (anche approssimativi), se noti, in cui i fatti sono stati commessi;
• autore o autori (se conosciuto) dei fatti, indicandone azienda, ufficio, ruolo e generalità (se conosciute) o altre informazioni utili ad identificare il soggetto;
• riferimenti ad altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto della segnalazione;
• ogni altra informazione (se possibile allegando eventuali documenti) che possa confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Le segnalazioni anonime (prive delle generalità del segnalante), potranno essere prese in considerazione purché adeguatamente circostanziate.

Modello di segnalazione (parte I - dati identificativi del segnalante) nei formati: pdf, docx, odt

Modello di segnalazione (parte II - dettaglio della segnalazione) nei formati: pdf, docx, odt

Modalità di invio della segnalazione

La segnalazione può essere fatta pervenire:

- al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (R.P.C.T.);

- all’Organismo di Vigilanza (O.d.V.).

La segnalazione può essere effettuata:

• in forma scritta tramite posta tradizionale. Al fine di garantire la riservatezza richiesta dalla normativa, in vista della protocollazione riservata della segnalazione a cura del gestore, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione (ad es. “riservata al RPCT”). La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del gestore.
• in forma orale su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

A seguito della segnalazione di condotta illecita ritenuta fondata, di violazione del P.T.P.C.T. o del Codice Etico, il R.P.C.T., unitamente all’O.d.V., svolge un'attività istruttoria sui contenuti della segnalazione stessa.

Modalità di gestione della segnalazione interna

La persona o l'ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:

1. rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
3. danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. possono chiedere di interloquire con la persona coinvolta, anche mediante procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti;
5. forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Riferimenti

D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, attuativo Direttiva Europea n. 1937/2019 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale serie generale n. 63 del 15 marzo 2023)

Linee Guida ANAC “in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, previste dall’art. 10 del d.lgs. 24/2023, approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023

Determinazione n. 6 del 28 aprile 2015 “Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (c.d. whistleblower)” (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale serie generale n. 110 del 14 maggio 2015)

Obbligo di riservatezza, Trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni interne.

Il Consorzio, mediante la predisposizione di adeguate modalità di invio della segnalazione, come più sopra specificate (forma scritta tramite posta tradizionale, mediante l’utilizzo di due buste chiuse, e forma orale, tramite colloquio con R.P.C.T./O.d.V.), garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

In tale ottica, anche l'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione sarà tutelata fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante. Si dà, inoltre, atto che le segnalazioni non saranno utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

A tal riguardo, l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non potranno essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. La segnalazione è, infine, sottratta all'accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.

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Ogni trattamento dei dati personali è effettuato in conformità al regolamento (UE) 2016/679, al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e al decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati esclusivamente dai soggetti specificamente preposti dal Consorzio a tali funzioni, ossia dal R.P.C.T. e dall’O.d.V., nel rispetto dei princìpi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 o agli articoli 3 e 16 del decreto legislativo n. 51 del 2018, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679 o dell'articolo 11 del citato decreto legislativo n. 51 del 2018, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

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Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del cit. d.lgs. n. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione.